Referência Bibliográfica: SCHIEFER, ULRICH ET AL. (2006). MAPA – Manual de Planeamento e Avaliação de Projectos. Cronograma para a realização de um workshop de planeamento, pp. 105-109. Cascais: Principia.
Cronograma de Gantt. URL: https://portalgp.blogspot.com/2007/08/grfico-de-gantt-gantt-chart.html (acedido em Dezembro de 2010)
O plano Gantt, segundo o autor, é uma boa ferramenta para organizar e gerir um workshop de planeamento.
O Cronograma de Gantt é “um gráfico de barras que ilustra o cronograma de um projeto. O gráfico ilustra as datas de início e fim de níveis sumários (Estrutura Analítica de Projeto - EAP) e atividades que compõem o cronograma. Alguns Gráficos de Gantt mostram também os relacionamentos de dependência entre atividades, isto é, a rede de precedência. Os Gráficos de Gantt podem ser usados para mostrar o status atual da programação de um projeto”.
Esta ferramenta permite a implementação das tarefas a serem realizadas antes de um workshop e aquelas que foram adicionadas a partir da realização do primeiro. Este cronograma institui uma excelente ferramenta de gestão para a equipa do projeto, assim como o calendário, que necessita de ser esboçado durante a realização do primeiro workshop.
Um bom exemplo que ilustrará como funciona o cronograma de Gantt para a preparação de um workshop, seria um cronograma dividido em três partes: numa primeira parte, estariam as atividades a serem realizadas pela equipa antes da concretização do workshop, como a identificação dos participantes e a recolha de informação; numa segunda parte estaria a preparação logística do workshop, que deverá ser padronizada, sendo apenas alterada consoante os participantes, datas e locais, mediante essa necessidade; por fim, os requisitos específicos colocados no primeiro workshop, estando estas sob responsabilidade dos participantes ou de peritos externos.
Um cronograma de Gantt para a preparação de uma sessão de avaliação, necessitaria de tarefas distintas ao cronograma da preparação de um workshop. Esta segunda vertente, a da avaliação, iria conter tarefas anteriores à preparação da logística; preparação logística da sessão de avaliação; tarefas definidas pela primeira avaliação; e a preparação logística da segunda sessão de avaliação. Uma avaliação requer um avaliador externo para um aumento da credibilidade e imparcialidade, pois alguém alheio ao que está a ser feito, tem sempre um olhar distanciado e real do que efetivamente está a ser feito. O avaliador externo é bastante importante, não só por estes dois fatores como também para a capacidade de aprendizagem referente ao próprio projeto e à organização que o gere.
Também este cronograma será dividido em três partes: o trabalho base, que a equipa do projeto deve ter realizado aquando da sessão da avaliação; a logística para a preparação da sessão, como acima foi referida; e por fim, a recolha de informação que permita dar resposta às questões da avaliação.
